Je kent het wel, de collega naast jou op kantoor die altijd alles netjes voor elkaar heeft. Zijn bureau is netjes opgeruimd, alle werkzaamheden zijn ruim op tijd klaar en hij heeft altijd tijd voor een gezellig praatje. Hoe krijgt hij dit wel voor elkaar en jij niet?

Het antwoord op deze vraag is vrij eenvoudig maar vergt enige discipline. Het belangrijkste is het afleren van verkeerde gewoonte. Hieronder een paar tips om dit probleem tegen te gaan.

Niet starten met e-mail

Het is voor vele het begin van een werkdag, starten met het nalopen van de mailbox.

Voordat alle berichten zijn nagelopen en zijn verwerkt kan je zomaar meer dan een uur verder zijn. Niet verstandig dus om hier mee te beginnen. Het werkt veel efficiënter om te starten met de dagelijkse werkzaamheden en als onderbreking hiervan je mailbox na te lopen.

Uitzetten email signaal

Zet je email-box op pauze of uit. Niks is storender dan het signaal van een inkomend bericht. Het triggert om te gaan kijken en voor je het weet ben je weer bezig met het beantwoorden van je email. Hierdoor ben je uit je concentratie en duurt het weer even voor je volledig gefocust bent. Leer jezelf aan een aantal vaste momenten in te plannen om je mailbox te controleren. Dit geeft rust en zo kan je goed doorwerken.

Handige office gadgets

Maak gebruik van handige office gadgets. Met een koptelefoon op ben je bestand tegen geluiden van buitenaf. Hierdoor kan je niet worden afgeleid en kan je effectiever werken. Ook door het gebruik van een IP-telefoon ga je effectiever te werk. Met een IP-telefoon is het mogelijk gezamenlijk aan een document te werken tijdens een gesprek of videovergadering. Dit scheelt tijd en het over en weer mailen van een document is verleden tijd. Ook is een portofoon een handig communicatiemiddel voor op de werkvloer. Onze voorkeur voor optimale draadloze communicatie gaat uit naar de motorola portofoon.

Maak een planning met actielijst

Om het werk tijdig af te krijgen is het verstandig een planning te maken. Dit geeft overzicht en zo kunnen activiteiten niet worden vergeten. De kunst is daarbij niet te veel werkzaamheden in te plannen. Vaak duren dingen langer dan je denkt. Het is daarom verstandig om per dag een actielijst te maken met activiteiten die je die dag af wilt hebben. Zo kan je prioriteiten stellen en is het makkelijker nee te zeggen.

Te laat beginnen

Voorkom dat je te laat begint met werkzaamheden. Vele denken pas grootst te kunnen presenteren wanneer de druk groot en de tijd gering is. Echter weten ze vaak niet wat een rust het met zich meebrengt wanneer je op tijd begint. Stel deadlines in en creëer daarmee een gevoel van druk om deze deadlines te halen.

Leave a Reply