Hoe jouw salarisadministratie digitaliseren

Je kunt er tegenwoordig niet meer omheen, alles gaat digitaal dus ook jouw administratie. Voor een groot deel is het meeste al verwerkbaar via software voor alleen de registratie maar dankzij dynamische ontwikkelingen in informatie verzamelen, verwerken en informatie delen is er meer mogelijk. Welke stappen ga je nemen?

Alhoewel menselijke fouten niet te vermijden zijn, dus ook niet in digitale administratie, geven software en digitale salarisadministratie systemen echt wel voordeel ten opzichte van 10 jaar daarvoor.

Er bestaan zelfs complete systemen waarbij het personeel inklokt met een digitale duimafdruk en aan het eind van de maand hierop automatisch een overzicht van gewerkte uren krijgt en de salarisstrook daarop automatisch uitgerold.

Kleine bedrijven

Voor kleine bedrijven en ZZP’ers zijn veel systemen te groot om mee te werken en vaak niet eens nodig. Hoe simpeler je het kan houden als ondernemer hoe beter. Hiermee wordt de keuze voor kleinere systemen of salarisadministratie software makkelijker en kunnen de kosten hiervoor laag blijven.

Grote bedrijven

Voor bedrijven die veel personeel hebben komt er meer informatieverwerking bij kijken. Hierdoor is het slim om een zo efficiënt mogelijk systeem te hebben om alle salarisinformatie te verwerken. Vanaf hier ga je dan ook nadenken over geavanceerde digitale administratiesystemen dan kleine softwarepakketten.

Uiteindelijk gaat het erom dat je als ondernemer niet te veel tijd kwijt gaat zijn om de administratie uit te voeren. Een andere mogelijkheid is uiteraard de salarisadministratie uitbesteden aan een gespecialiseerd bureau.

Welk systeem kies je

Afhankelijk van de omvang van jouw onderneming kies je ofwel een klein softwarepakket zonder al te veel dynamiek, simpel en makkelijk. Of je kiest voor een geavanceerder systeem waarin efficiëntie het sleutelwoord is.

Klein systeem

Ga hierbij alleen uit van het hoogstnodige maar je zelfs handmatig informatie in kan voeren

• personeelsinformatie invoeren
• overeengekomen salaris en werkuren invoeren
• daadwerkelijk gewerkte uren invoeren
• variabele data zoals ziektedagen invoeren
• de automatische berekening uitrollen aan het eind van de maand

Groot systeem

Bij grote systemen is er meer mogelijk, zeker wanneer het gaat om afdelingen apart registreren, verantwoordelijke personen voor de afdelingsadministratie invoeren, automatische handtekening voor goedkeuring van de administratie, et cetera.

Hier kun je letten op meerdere extra mogelijkheden naast basiselementen die je in elk type salarisadministratie systeem vindt:

• automatische urenregistratie i.p.v. handmatig invoeren
• automatische urenberekening op basis van afwezigheid en verzuim
• automatische afdelingsrapportage genereren
• ziekteverzuim en afwezigheid inzicht genereren per afdeling
• kritieke controlepunten vastleggen
• salarisstrook automatisch digitaal verzenden

Kortom er is veel meer mogelijk. De keuze wordt dan uiteindelijk gemaakt tussen efficiëntie en de kosten of belasting van het systeem.

Administratieve last

Doordat veel bedrijven deze taak leggen bij financiële administrateurs of HR-personeel komt het nog vaak voor dat echt goede kennis van dergelijke systemen niet 100% onder knie is. Uiteindelijk zal de werkdruk dan wat hoger liggen qua het volume aan te administreren personeel.

Een echte specialist op het gebied van salarisadministratie kan daarentegen een grote adviserende rol spelen omdat die efficiëntie als doel stelt waarmee veel tijd gewonnen wordt om de organisatie verder voor te bereiden op snel veranderende zaken, informatie en wetgeving op het gebied van loonadministratie.