De voordelen van goede time management

Bent je punctueel of meestal te laat? Lever je je rapporten of werkstukken op tijd in? Is het altijd vechten tegen de deadline, bouw  je een veiligheidsmarge in om dit gevecht te voorkomen? Kortom ben je een goede timemanager?
Als je antwoordt hierop nee is betekent dit dat je je tijd niet zo goed beheert als zou kunnen. Wanneer je dit niet op orde hebt dan vergroot je hiermee de werkdruk en daarmee ook de stress. Met alle gevolgen van dien. Langdurige spanning kan zelfs een burn-out veroorzaken. In een paar simpele stappen zullen we je laten zien dat goede time management een hoop voordelen heeft en niet heel ingewikkeld hoeft te zijn.

Plan vooruit

Een goede planning voorkomt een hoop verrassingen. Doe het ‘s morgensvroeg (liefst een half uur voor werktijd) of nog beter, de avond van te voren. De planning geeft je een goede houvast en overzicht van de dag. Probeer vervolgens zo goed mogelijk aan dit plan vast te houden. Dit vooruit plannen geldt ook voor afspraken,. Zorg dat je een kwartier voor de afspraak aanwezig bent. Dit voorkomt onnodige stress door gejaagdheid. Wat alleen maar kan resulteren in irritaties bij de klant of van fouten (je vergeet net die belangrijke presentatiemap mee te nemen bijvoorbeeld).
Maar hoe maak je dan een zo goed mogelijke planning? Waarin je al deze buffers en overzichten kan meenemen. Daar vertellen we je hieronder graag iets meer over.

Gebruik een online planning tool

Een organizer helpt je om op de hoogte te zijn van alles in je leven. Het is jouw centrale tool om informatie, to do-lijsten, projecten en andere diverse items te organiseren. En deze samengebundelde manier van organiseren is eigenlijk het geheim van het van een goede planning.
Het mooiste is als je hiervoor een online planning tool kan gebruiken die overal mee te synchroniseren is zoals icalender, Microsoft Outlook en Google Calendar. Door online te werken kun je jouw planning vanaf je computer, tablet, of smartphone benaderen en zo opereer je altijd vanuit dezelfde omgeving   Via de link wijzen we je op een mooie planningstool die al de bovengenoemde opties in zich verenigd. Zodat je gelijk een start kan gaan maken.
Als je de tool hebt geïnstalleerd en je agenda’s hebt gekoppeld ben je er natuurlijk nog niet.
Hieronder geven we je nog een aantal tips die jouw planning nog beter maken.

5 eenvoudige tips voor het maken van een goede planning

  1. Stel herinneringen van 15 minuten in. De meeste agenda’s hebben een herinneringsfunctie.
  2. Laat een 5-10 minuten buffertijd tussen de taken zitten. Dit helpt je om de vorige taak op te vullen en op de volgende te starten.
  3. Wanneer moet je je taken afronden? Merk de deadlines duidelijk in jouw agenda of organisator zodat je weet wanneer je ze moet afronden.
  4. Aangezien je waarschijnlijk niet alles klaar kan krijgen, moet je voor jezelf besluiten welke taken het belangrijkst zijn. En markeer deze als zodanig in je organizer.
  5. Cluster gelijkende taken. Bijvoorbeeld in deze kerngroepen: (1) schrijven (artikelen, mijn komende boek) (2) coaching (3) workshop ontwikkeling (4) bedrijfsontwikkeling (5) administratief. Bundel alle bijbehorende taken dus samen, dit zorgt voor synergie.

Voer ze vervolgens uit in tijdsloten.
Als je mensen moet bellen, maak hiervoor dan een tijdslot waarin je alle gesprekken te maken. Dit stroomlijnt het proces echt.

Tot slot

Hopelijk kom je met het bovenstaande al een heel eind. Maar er is altijd nog een valkuil waar bijna niet tegenop te plannen valt. Als je overal ja tegen zegt dan raak je op den duur ook het overzicht kwijt. Dus durf af en toe nee te zeggen of verhuis de klus naar een later tijdstip zodat je strak gemaakte planning hierdoor niet alsnog in de soep loopt!

Leave a Reply