Effectiviteit en efficiënte op werkvloer

Alles draait om effectiviteit en efficiënte, vooral op de werkvloer

We kunnen veel meer presteren op een dag, als we efficiënter werken. Er is meer en meer kennis over de werking van het brein die je kan helpen om efficiënter te werken.
E-mailen en vergaderen zijn de werkzaamheden die overal op kantoor voorkomen. Daarom hebben wij expliciet gekozen om hier do’s en don’ts voor te benoemen.

Nog even kort de definities van effectief en efficiënt werken:

Effectiviteit betekent de juiste dingen doen. Zodat je je doelen haalt.

Efficiënt werken betekent dat je het werk op een snelle en adequate manier doet. Het is de snelste weg naar je doel.

effectiviteit en efficiënte op de werkvloer - Techness

Is de vergadering noodzakelijk?

Vergader alleen als het nodig is, probeer ook om de vergadering zo kort mogelijk te laten duren. Je wilt voorkomen dat mensen gaan gapen. Probeer ook om het doel van de vergadering duidelijk over te brengen. Men weet dan meer hoe ze mee kunnen denken.

Wie zorgen er voor een toegevoegde waarde?

Probeer om alleen mensen uit te nodigen die een positieve bijdrage leveren aan de vergadering. Laat iedereen hun mobiele telefoons uit schakelijken, zodat alle aandacht aan de (digitale) agendapunten wordt besteed.

Vergader zonder papier

Papierloos vergaderen is het nieuwe vergaderen als het gaat om efficiëntie. Papierloos vergaderen biedt de oplossing voor de structuur in vergaderingen.

Hoe je het meest efficiënt kan vergaderen

Er is niets erger bij een vergadering of meeting: mensen die structureel te laat komen, niet voorbereid zijn en meer bezig zijn met hun telefoon dan met de vergadering zelf.

Papierloos vergaderen

Papierloos vergaderen, hoe gaat dat ? in zijn werk

Papierloos vergaderen heeft zo zijn voor- en nadelen. Die worden hiernaast benoemt.

Korrom

Effectiever, flexibeler en veiliger

De voordelen
Papierloos vergaderen bespaart super veel tijd, je bent volledig digitaal waardoor het ook makkelijker is alles te beheren. Al dat papier wat je gebruikt kost allemaal geld en tijd, maar als je papierloos vergadert bespaar je weer kosten. Doordat je alles digitaal hebt kan je documenten ook sneller delen met je collega’s. Daarnaast is papierloos vergaderen ook stukken flexibeler. Stel voor je moet nog even last minute een wijziging in de notulen toevoegen, dan kan dat gewoon. Je hoeft niet eerst nog te printen en iedereen de nieuwe papieren uit te printen.
De nadelen
Als je een speciaal programma aanschaft om papierloos te gaan moet je ook vaak alle notulen, afspraken, bijlages erop uploaden wat dus betekent dat de secretaresse meer moet doen aangezien secretaresse ook de notulen netjes typt op de laptop tijdens vergaderingen is het een hoop werk.

De voordelen van emaillen

E-mail kan zorgen voor een tijdsbesparing. Daarvoor is het wel belangrijk dat je dit communicatiemiddel op de juiste manier inzet. Hoe maak je van e-mail een van de meest effectieve productiviteitstools?

Nadelen met het e-mailen

Omdat er te veel van is, omdat het de haastcultuur bevordert of omdat het de werkdruk verhoogt. Niet meer niet minder.

Schakel waarschuwingen bij nieuwe e-mail uit

Steeds weer die melding dat er een mailtje binnen vliegt, terwijl je nog bezig bent met het schrijven van een antwoord. Het haalt je uit je concentratie, ook al denk je misschien dat dit niet zo is. Schakel je waarschuwingen uit en kijk het eens een weekje aan. Dit zal je veel rust bieden.

Gebruik de onderwerpregel op de juiste manier

De tekst in de onderwerpregel bepaalt of de ontvanger doorleest. Je hebt maar één kans voor een eerste indruk. Je wilt niet na twee of drie weken nog eens reminder moeten sturen. Dit is allereerst gewoon vervelend om te sturen, ook is het voor de ontvanger niet leuk.

Stop met heen en weer mailen

Je kent het wel, zie mijn reactie hieronder in het rood en zo gaat het maar door. Na enige tijd heb je geen idee meer wat er afgesproken is. Voorkom dit! Sommige discussies via e-mail kabbelen maar voort. Het zorgt alleen maar voor onduidelijkheid.

Plaats niet zomaar iedereen in de cc

Hoe meer mensen in de cc staan, des te onzekerder je wordt om op verstuur te klikken. Vraag je zelf echt af, wie er een CC moet ontvangen?

Gebruik je mailbox niet al project managementtool

E-mail is niet bedoeld als tool voor het managen van projecten. Doe dan ook niet alsof dat wel het geval is. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld teamwork voor.

Zo effectief en efficiënt mogelijk mailen.

Hoe je jouw inbox zo kan instellen, dat het mailen tenminste efficiënt is.
 
Tip: Soms kan het ook helemaal geen kwaad om je mailbox 1 uur uit te schakelen, zodat je je andere taken ongestoord af kan maken.

Vanaf nu kan je altijd efficiënter vergaderen en mailen

Naast dat papierloos vergaderen vele malen efficiënter en flexibeler is, is het ook nog een beter voor het milieu. Je weet nu als het goed is ook hoe je jouw inbox beter kan instellen om zo ook je andere taken ongestoord te kunnen afronden.

Leave a Reply